Der Montags-Wurm – 12. Oktober 2026

Das Schatten-IT-Monster

SALVE! Aktuell ist ein riesiges Thema auf dem Vormarsch, das genau diesen Schmerzpunkt trifft: Die wilde Nutzung von Künstlicher Intelligenz, die heimlich durch die Hintertür in unsere Prozesse kriecht. Genau darum kümmern wir uns heute!

Doktor Kuddelmuddel: „KI heimlich nutzen? Das nenne ich Eigeninitiative. Das Datenleck gibt es gratis dazu.“

1. Aktuelles aus dem Prozessmanagement

Stell dir vor, du betrittst das Büro von Doktor Kuddelmuddel. Eigentlich sollte er nur ein paar Standardbestellungen in das ERP-System tippen. Doch Kuddelmuddel hat "Digitalisierung" ganz frisch für sich entdeckt! Er kopiert sensible Kundendaten in ein kostenloses, privates KI-Tool auf seinem Handy, lässt sich von einer anderen, dubiosen Web-App E-Mails vorschreiben und speichert die Ergebnisse in einem ungesicherten Cloud-Ordner. Sein Team nennt es "innovativ", die IT-Sicherheit nennt es "Schatten-IT" – und die DSGVO weint leise in der Ecke.

Da taucht der Prozesswurm auf, schließt sanft Doktor Kuddelmuddels unzählige Browser-Tabs und atmet tief durch. "KI ist kein Spielzeug für den Wilden Westen", sagt er schmunzelnd. "Wir brauchen keine hundert isolierten Tools, wir brauchen einen durchdachten Prozess!"

Die Schritt-für-Schritt-Lösung vom Prozesswurm:

Schluss mit der unkontrollierten Schatten-IT! So holst du KI strukturiert, sicher und effizient in deine Unternehmensprozesse:

• Schritt 1: Das offene Gespräch (Der Ist-Zustand).

• Schritt 2: Die zentrale Plattform etablieren.

• Schritt 3: Den ersten Use Case definieren.

Der Prozessmanagement-Mehrwert: Du schaffst eine kontrollierte Umgebung, sicherst Unternehmensdaten und baust eine skalierbare Struktur auf. Automatisierung ohne Plattform ist wie Häuser bauen ohne Grundbuch – irgendwann bricht alles zusammen.

Doktor Kuddelmuddel: „Eine zentrale Plattform? Dann sieht ja jeder, welche sieben Apps ich nebenbei benutze.“

2. Märkte und Nachrichten

Der Umgang mit KI und Automatisierung beherrscht aktuell die Märkte. Das musst du diese Woche wissen:

• Der Mittelstand wacht auf – Keine Insellösungen mehr: Experten warnen davor, dass der deutsche Mittelstand gerade massiv Gefahr läuft, sich durch unkontrollierte KI-Nutzung ("Schatten-IT") zu verzetteln. In einem topaktuellen Analyse-Beitrag vom Oktober 2026 zeigt Dr. Hubertus Porschen auf, dass KI zwingend als zentrale Prozess-Plattform gedacht werden muss, anstatt nur punktuell eingesetzt zu werden. Hier geht es zum Artikel bei Dr. Hubertus Porschen

• KI-gestützte Prozess-Automatisierung braucht Governance: Besonders in stark regulierten Branchen wie bei Banken zeigt sich: Effizienzgewinne durch KI müssen zwingend im Gleichschritt mit Regulatorik und klaren Kontrollprozessen laufen. Genau darüber wird intensiv auf den Fachveranstaltungen im Oktober diskutiert. Hier geht es zur Meldung auf OpenPR

Doktor Kuddelmuddel: „Der Mittelstand wacht auf? Ich stelle mir lieber noch drei Wecker. Ohne Plan, versteht sich.“

3. Zahlen und Erkenntnisse

Die folgenden Zahlen unterstreichen eindrucksvoll, warum wir das Thema "Zentrale Prozesse statt Schatten-IT" sofort angehen müssen:

• 41 % der deutschen Unternehmen nutzen KI bereits aktiv.

• ABER nur 21 % haben eine klare, schriftlich fixierte KI-Strategie für ihre Prozesse.

• Noch erschreckender: Bis zu 71 % der Mitarbeitenden nutzen laut Microsoft-Daten private KI-Tools für berufliche Zwecke (die klassische Schatten-IT mit Ansage). (Quelle: Bitkom / Microsoft via Dr. Hubertus Porschen Blog)

Doktor Kuddelmuddel: „Nur 21 Prozent haben Regeln? Endlich mal eine Mehrheit, zu der ich gehöre.“

4. Sehenswert

Doku-Tipp der Woche: "Lässt sich KI noch bremsen?" (ARTE)

Diese brandaktuelle Doku-Reportage (verfügbar seit Ende September 2026) wirft einen kritischen Blick auf die rasante Entwicklung der Künstlichen Intelligenz. Tech-Bosse schlagen Alarm, doch geht es wirklich um die Rettung der Menschheit oder nur um geschicktes Marketing? Für Prozess-Manager ist dieser 9-minütige Beitrag ein absolutes Muss, um zu verstehen, in welchem rasanten Spannungsfeld aus Innovation und Regulation wir uns gerade bewegen.

Hier geht es direkt zur ARTE Mediathek

Doktor Kuddelmuddel: „Eine Doku über Regeln für KI? Da schaue ich lieber zu, wie mein Postfach von allein überläuft.“

5. Aus der Lernwerkstatt

Passend zum Thema zeigt dir die Lektion „KI als Turbo im Prozessmanagement“ aus Stufe A1, wie KI dir Routinearbeit abnimmt, ohne dass ein Schatten-IT-Monster entsteht. Kostenlos und ohne Anmeldung in der Prozesswurm Lernwerkstatt. Wer Stufe A1 schafft, bekommt ein Abzeichen und eine Abschlussurkunde, die du mit einem Klick in dein LinkedIn-Profil übernehmen kannst.

6. Song oder Short der Woche

Kurzvideo: So speichert der Prozesswurm Wissen. Statt Wissen über sieben Apps zu verstreuen, legt der Prozesswurm es an einen festen Ort. Genau das hilft gegen das Schatten-IT-Monster. Alle Lieder und Videos findest du unter Hören und sehen.

7. Zum Schluss: Ein Satz zum Mitnehmen

„Automatisierung, die man auf einen ineffizienten Ablauf anwendet, vergrößert die Ineffizienz.“
Bill Gates (zugeschrieben), Gründer von Microsoft, sinngemäß aus seinem Buch „Der Weg nach vorn“ (1995)

Der Prozesswurm nickt: Erst den Ablauf ordnen, dann die KI drauflassen. Doktor Kuddelmuddel ist begeistert: „Dann automatisiere ich eben mein Chaos. Spart Zeit beim Durcheinanderbringen.“

Dieser Newsletter erscheint weiterhin jeden Montag. Vielen Dank für deine Zeit. Feedback, Anmerkungen oder Themenvorschläge? Schreib mir gern an prozesswurm@gmail.com.

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