C2 · Strategie · 7 Minuten

Quer durchs Organigramm: wer verbessert, wer entscheidet?

Abteilungen stehen senkrecht, Prozesse laufen quer. Beides darf bleiben.

Im Organigramm stehen die Abteilungen fein säuberlich untereinander. Die Arbeit hält sich aber nicht daran: Ein Auftrag wandert quer durch Verkauf, Lager und Buchhaltung. Du musst das Organigramm deshalb nicht abschaffen. Leg die Prozesse einfach quer darüber. Dann siehst du auf einen Blick, welcher Ablauf durch welche Abteilungen läuft.

Für solche Abläufe helfen zwei Ebenen. Auf der ersten Ebene kümmert sich jemand im Alltag: schaut auf die Kennzahlen, sammelt Ärgernisse, verbessert Schritt für Schritt. Auf der zweiten Ebene entscheidet jemand, wenn es klemmt: wenn zwei Abteilungen streiten, wenn Zeit und Geld verteilt werden müssen oder wenn die Richtung unklar ist. Diese Person schreibt keine Abläufe auf. Sie ist die Stelle, an die man sich wendet, wenn es allein nicht weitergeht.

Wichtig: Eine Rolle auf dem Papier ist noch keine gelebte Rolle. Die Person muss wissen, was von ihr erwartet wird, entscheiden dürfen und es sich zutrauen. Ob das eine eigene Stelle ist oder eine Zusatzaufgabe, hängt von der Größe des Ablaufs ab. Häng die Rolle aber nicht einfach an eine Abteilung, nur weil es bequem ist. Der Ablauf hört nicht an deren Tür auf.

Beispiel aus dem Alltag

Eine Bäckerei mit drei Filialen nimmt Tortenbestellungen an. Die Filiale nimmt den Auftrag auf, die Backstube backt, der Fahrer liefert. Die Filialleiterin kümmert sich im Alltag: Sie merkt, dass Bestellzettel unleserlich sind, und führt ein Formular ein. Als Backstube und Filialen sich streiten, bis wann Bestellungen spätestens eingehen müssen, entscheidet der Inhaber. Das Organigramm bleibt, wie es ist. Neu ist nur, dass jeder weiß, wer sich kümmert und wer entscheidet.

Zum Merken: Einer kümmert sich im Alltag, einer entscheidet, wenn es klemmt. Und beide müssen das auch wissen und dürfen.

Für deinen Alltag

Nimm einen Ablauf, an dem mindestens zwei Abteilungen beteiligt sind. Schreib auf: Wer kümmert sich im Alltag darum? Und an wen wendet man sich, wenn es klemmt? Wenn du bei einer der beiden Fragen keinen Namen findest, hast du die Lücke gefunden.

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